我这个人,做事情就喜欢记录下来,不然事后肯定忘得一干二净。以前我什么都拿笔记,后来发现手写的东西找起来简直是一团麻。逼得我不得不去学个能把数据整理得清清楚楚的工具,这工具就是Excel。
为什么我要开始折腾Excel?
我学这东西不是为了工作,是为了应付我家里那个小小的副业——卖点二手闲置。以前我就是拿个小本子记:今天卖了多少钱,库存还剩多少。时间久了,对账的时候那叫一个痛苦,算错是家常便饭。我就想,能不能找个软件,输入数字,它自己就把加减乘除都算清楚了?
我直接打开了电脑里的Excel软件。第一次看到那密密麻麻的格子,我心里就咯噔一下。这玩意儿咋用?比我手写的本子还复杂。我差点就放弃了,心想:算了,还是手算。但是转念一想,都打开了,试试看总行。我就是靠着这个“试试看”的劲头,一步步摸索进去了。
从摸黑到点亮一盏灯
我的第一步,就是模仿我那个小本子,在格子里面输入标题。我把A1格子里写了“商品名称”,B1写了“进货价”,C1写了“卖出价”,D1写了“数量”。我发现,只要用鼠标点一下格子,就能往里面填东西,按回车键就跳到下一个格子,操作起来比想象中要简单。
我开始录入数据。把十几个商品的信息一行行填进去。这个过程有点枯燥,但至少比在小本子上涂改来得干净。填完之后,问题来了:我要算总共卖了多少钱,我得把C列(卖出价)和D列(数量)相乘,再把所有的结果加起来。
我一开始很傻,试图在电脑上找一个计算器图标。找了半天没找到。后来我硬着头皮,上网搜了一个关键词:“Excel 怎么加起来”。
- 第一个关键的发现,是那个神奇的等号。原来任何计算,都得先输入“=”。
- 第二个发现,就是函数。那个教程说,求和就用“SUM”。
我立马回去照着做。我在E1格子里写上“总收入”。在E2格子里,我颤颤巍巍地敲下了:=C2D2,然后按了回车。啪!数字出来了!我当时那个兴奋劲儿,感觉自己像发现了新大陆!
真正的“一劳永逸”开始实现
知道怎么算单个商品的收入后,我总不能一个一个去写公式?那也太累了。教程又教了我一招,我直接选中了E2那个格子,把鼠标移到格子的右下角,那个小小的黑点上。鼠标指针变成了一个小小的十字。
我深吸一口气,然后按住鼠标左键往下拖。当我松开手的时候,奇迹发生了!E列所有的格子,都自动根据它左边两列的数据,算出了各自的收入!那一刻我才明白,为什么大家都说Excel厉害,这简直是省了一大半的力气!
我还需要算出所有收入的总和。我跑到E列数据的最下面,输入了:=SUM(E2:E15)(假设我有14行数据)。总数出来了!所有零散的数据,瞬间变成了一个清晰的总账。
让它看起来像个样子
算完了,但界面还是光秃秃的,像个草稿。为了方便以后看,我又去学习了最基础的排版。
我先选中了第一行的标题,点了上面工具栏里那个大大的“B”(粗体),然后又找到了那个像油漆桶一样的图标,给标题行上了个浅蓝色。我发现,只是加了点颜色和粗体,整个表格立马就清晰多了。
一步,我选中了所有数据区域,找了一个叫“边框”的工具,给所有的格子都加上了黑色的细线。瞬间,我的“草稿”就变成了“报表”,看起来专业了不少。我赶紧点“保存”,命名为“我的闲置账本”。
从最开始的茫然无措,到拥有一个能自动计算,还能看得过去的表格,我总共就折腾了不到半天时间。这个经历让我明白,Excel这玩意儿,真不是什么高不可攀的技术,它就是一个工具。你不需要知道所有复杂的功能,只要能把“等号”和“求和”这两个基础的东西用熟了,对于零基础的人来说,基本上就算是入门了。剩下的,都是靠实践去慢慢摸索,一点都不难。
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